Arbeitsbereiche & Seiten

Ein Arbeitsbereich (Workspace) ist die wichtigste Strukturierungs-Einheit in einer Organisation. Innerhalb eines Arbeitsbereichs gibt es Seiten, die wiederum Ordner und Dateien enthalten. Berechtigungen und Synchronisationen werden auf Workspace- oder Seiten-Ebene konfiguriert.

Modell

Organisation
└── Arbeitsbereich           ← Mitglieder, Rollen
    └── Seite                ← optional an OneDrive/GDrive/SharePoint/Dalux/Zipro gebunden
        ├── Ordner
        └── Datei

• Ein Mitglied kann in vielen Arbeitsbereichen sein – mit unterschiedlichen Rollen pro Workspace.
• Eine Seite kann eigene Mitglieder haben, falls Sie feiner steuern möchten, wer welche Inhalte sieht. Ohne explizite Seiten-Mitglieder erbt die Seite von der Workspace-Mitgliedschaft.

Arbeitsbereich erstellen

1. Öffnen Sie My Hub in der Seitenleiste.
2. Klicken Sie auf Arbeitsbereich erstellen. Der Button ist nur sichtbar, wenn Sie die Berechtigung dazu haben.
3. Geben Sie an:
   • Name – Anzeigename, z. B. „Recht & Compliance".
   • Beschreibung – Optional. Hilft Mitgliedern zu verstehen, wofür der Workspace gedacht ist.
   • Initialen – Zwei Zeichen für den Avatar.
4. Speichern. Sie sind automatisch das erste Mitglied mit der passenden Rolle.

Arbeitsbereichs-Einstellungen

Innerhalb eines Workspaces gibt es einen Details-Bereich:

• Allgemein – Name, Beschreibung und Initialen ändern (sofern Sie die Bearbeiten-Berechtigung haben).
• Mitglieder – Wer im Workspace ist und welche Rolle. Hinzufügen/Entfernen erfolgt zentral über Einstellungen → User Workspace Management.
• Danger Zone – Workspace löschen (nur sichtbar für Owner/Admins, mit Bestätigungsdialog).

Seiten

Eine Seite anlegen

1. Im Workspace-Dashboard: Neue Seite.
2. Wählen Sie:
   • Manuell – Sie laden Dateien später hoch.
   • Mit Cloud-Quelle verbinden – Wählen Sie OneDrive, Google Drive, SharePoint, Dalux oder Zipro. Der Verbindungs-Dialog führt durch die Auswahl des konkreten Ordners.
3. Geben Sie der Seite einen Namen.

Seitenarten

SharePoint-Berechtigungs-Spiegelung

Bei SharePoint-Seiten kann SKH die SharePoint-Zugriffsrechte automatisch übernehmen. Wer in SharePoint keinen Zugriff hat, sieht die Seite auch in SKH nicht. SKH prüft das regelmässig; ein Hinweis-Banner informiert Sie, falls Ihr Zugriff geändert wurde. Manuelles Pflegen von Seiten-Mitgliedern erübrigt sich dadurch.

Seiten-Mitglieder

Pro Seite definierbar:

• Mitglied – Lesen.
• Bearbeiter – Lesen + Schreiben (Dateien hochladen, umbenennen, löschen).
• Administrator – Vollzugriff inklusive Verwaltung weiterer Seiten-Mitglieder.

Quellen einer Mitgliedschaft:

• Manuell – Manuell hinzugefügt.
• Aus Workspace – Aus der Workspace-Mitgliedschaft geerbt.
• Aus SharePoint – Automatisch aus SharePoint-Zugriffsrechten übernommen.

Ordner

Ordner gruppieren Dateien innerhalb einer Seite. Ordner können verschachtelt werden. Sie haben keine eigenen Mitglieder oder Rollen – Berechtigung folgt aus der Seite.

Workspace Explorer

Die Sidebar zeigt einen Workspace Explorer, der die Hierarchie abbildet:

• Sofort-Suche nach Namen.
• Inline-Aktionen: neue Seite erstellen, umbenennen, löschen.
• Lade-Indikatoren neben Seiten, die gerade synchronisiert werden.

Mehrere Arbeitsbereiche organisieren

Typische Aufteilungen:

• Nach Abteilung – HR, Finanzen, Recht, Engineering.
• Nach Projekt / Kunde – Ein Workspace je Engagement.
• Nach Zugriffsklasse – „Öffentlich für alle Mitarbeitenden" vs. „Vertraulich (Geschäftsleitung)".

Arbeitsbereich löschen

Workspace löschen ist nur Owner und Admins erlaubt. Der Löschdialog verlangt eine ausdrückliche Bestätigung.

Achtung: Beim Löschen werden alle Seiten, Ordner, Dateien und Mitgliedschaften innerhalb des Arbeitsbereichs mitentfernt. Es gibt keinen Undo.

Best Practices

• Klare Bezeichnungen – Workspace-Namen wie „Recht 2025" oder „Kunde – Acme AG" lassen sich Jahre später noch verstehen.
• Wenige tiefe Hierarchien – Lieber mehrere Seiten innerhalb eines Workspaces als eine riesige Seite mit vielen Ordnern.
• Seiten-Member sparsam einsetzen – Wenn alle Workspace-Mitglieder dieselbe Seite sehen sollen, brauchen Sie keine eigenen Seiten-Mitglieder zu definieren.
• Sync-Frequenz prüfen – Bei synchronisierten Seiten sehen Sie den Status direkt auf der Seite. Hängt eine Seite länger als 30 Min. in der Verarbeitung, ist meist ein Token abgelaufen – Integration unter Einstellungen → Integrations trennen und neu verbinden.
• Inhalte aktuell halten – Auf den Detailseiten von Dateien und Seiten sehen Sie, wann sie zuletzt geändert wurden. Bei kritischen Workspaces lohnt eine periodische Sichtung.