Mitglieder, Rollen & Gruppen
SKH bietet ein flexibles, mehrstufiges Berechtigungsmodell:
- Organisations-Mitgliedschaft – Wer gehört überhaupt zur Organisation?
- Workspace-Mitgliedschaft – Wer hat Zugriff auf welchen Arbeitsbereich, mit welcher Rolle?
- Seiten-Mitgliedschaft – Optional, falls eine einzelne Seite anders behandelt werden soll als der Rest des Workspaces.
- Individuelle Rollen – Falls die eingebauten Rollen nicht ausreichen.
- Gruppen – Bündeln mehrerer Mitglieder zur einfacheren Verwaltung.
Eingebaute Rollen
| Rolle | Standard-Rechte |
|---|---|
| Owner | Alles, inklusive Abrechnung, Owner-Wechsel und Löschen der Organisation |
| Admin | Alles ausser Owner-spezifische Aktionen (Mitglieder verwalten, Workspaces, Integrationen, MCP-Server, AI-Konfiguration) |
| Mitglied | Standardnutzer (Workspaces, Chat, Dokumente entsprechend seinen Mitgliedschaften) |
Auf Workspace-Ebene gibt es separat eine Rolle pro Mitglied. Ein Organisations-Mitglied kann z. B. Admin in Workspace A und nur Mitglied in Workspace B sein.
Auf Seiten-Ebene:
- Mitglied – Lesen
- Bearbeiter – Lesen + Schreiben
- Administrator – Vollzugriff inkl. Verwaltung weiterer Seiten-Mitglieder
Berechtigungs-Modell für individuelle Rollen
Jede individuelle Rolle ist eine Auswahl aus 20 atomaren Berechtigungen – eine Kombination aus Aktion und Ressource:
| Aktion | Ressource |
|---|---|
| Erstellen | Arbeitsbereich |
| Lesen | Seite |
| Bearbeiten | Ordner |
| Löschen | Datei |
| Mitglied |
Beispiele:
- Reine Lese-Rolle: Lesen aller Inhaltsarten.
- Bearbeiter: Lese-Rechte + Dateien erstellen, bearbeiten, löschen + Ordner erstellen.
- Workspace-Verwalter: Bearbeiter-Rechte + Arbeitsbereich erstellen/bearbeiten + Mitglieder lesen/bearbeiten.
Mitglied einladen
- Einstellungen → Members.
- Mitglied einladen.
- E-Mail-Adresse eingeben (oder mehrere via Komma).
- Rolle wählen – eingebaute oder individuelle Rolle.
- Einladung senden.
Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit einem Link, der 7 Tage gültig ist. Nach Annahme wird das Mitglied automatisch in die Organisation aufgenommen.
Bulk-Einladung via CSV
Für grosse Onboardings gibt es einen CSV-Bulk-Import:
- Mitglied einladen → Massenupload.
- CSV mit Spalten für E-Mail und Rolle hochladen.
- Vorschau-Tabelle prüft Format und Duplikate.
- Einladungen senden.
Individuelle Rolle anlegen
- Einstellungen → Roles.
- Rolle erstellen.
- Geben Sie Name (z. B. „Compliance-Reviewer") und Beschreibung an.
- Wählen Sie aus der Berechtigungs-Matrix die nötigen Rechte.
- Optional: Auf bestimmte Workspaces beschränken.
- Speichern.
Die Rolle steht ab sofort beim Einladen und beim Bearbeiten bestehender Mitglieder zur Verfügung.
Eingebaute Rollen anpassen
Sie können auch die eingebauten Rollen pro Organisation überschreiben – z. B. wenn „Mitglied" standardmässig keine Datei-Lesen-Rechte haben soll. Die Anpassung gilt nur für Ihre Organisation.
Gruppen
Gruppen bündeln mehrere Mitglieder zur leichteren Verwaltung:
- Mitglieder – Wer in der Gruppe ist.
- Workspaces – Welche Arbeitsbereiche die Gruppe automatisch sieht.
- Tool-Berechtigungen – Welche MCP-Tools alle Gruppenmitglieder im Chat aufrufen dürfen.
Gruppe anlegen
- Einstellungen → Groups.
- Gruppe erstellen mit Name und Beschreibung.
- Mitglieder hinzufügen (per Suche oder CSV-Import).
- Optional: Workspaces zuweisen.
- Optional: Tool-Berechtigungen vergeben.
Wenn ein neues Mitglied der Gruppe beitritt, erhält es automatisch alle Workspace- und Tool-Zugriffe der Gruppe – kein Mehrfach-Setup nötig.
Seiten-Mitgliedschaften
Pro Seite können Sie zusätzlich zu den Workspace-Mitgliedschaften feiner steuern, wer welchen Inhalt sieht. Quellen:
- Manuell – Ein Admin hat das Mitglied explizit zur Seite hinzugefügt.
- Aus Workspace – Aus der Workspace-Mitgliedschaft geerbt (kein expliziter Eintrag nötig).
- Aus SharePoint – Automatisch aus SharePoint-Berechtigungen synchronisiert.
Empfehlung: Nutzen Sie Seiten-Mitgliedschaften nur dann, wenn Sie wirklich pro Seite differenzieren wollen. In den meisten Fällen reicht die Workspace-Mitgliedschaft.
Mitglieder verwalten
Rolle ändern
- Einstellungen → Members.
- Beim gewünschten Mitglied auf das Drei-Punkte-Menü.
- Rolle bearbeiten → neue Rolle wählen → speichern.
Aus Organisation entfernen
- Beim Drei-Punkte-Menü → Mitglied entfernen.
- Sämtliche Workspace-Mitgliedschaften werden mitentfernt.
- Daten, die das Mitglied erstellt hat (Chats, hochgeladene Dateien), bleiben erhalten.
Owner-Wechsel
Aktuell muss ein Owner-Wechsel auf Anfrage über den Plattform-Support erfolgen.
User Workspace Management
Für grosse Organisationen gibt es eine spezielle Ansicht Einstellungen → User Workspace Management, die Mitglieder × Workspaces als Matrix darstellt:
- Mehrere Mitglieder gleichzeitig zu mehreren Workspaces hinzufügen.
- Massenmässig Rollen anpassen.
- Filterbar nach Mitglied, Rolle, Workspace.
Best Practices
- So wenig Berechtigungen wie nötig – Standard ist „Mitglied". „Admin" nur dort, wo wirklich administriert werden muss.
- Individuelle Rollen sinnvoll benennen – Nennen Sie sie nach der Funktion („Compliance-Reviewer"), nicht nach den Rechten.
- Gruppen statt Einzelvergaben – Wenn 5+ Mitglieder dieselben Rechte brauchen, bauen Sie eine Gruppe.
- Quartalsweises Audit – Prüfen Sie ein Mal pro Quartal, wer noch in welcher Rolle ist. Inaktive Mitglieder entfernen oder reduzieren.
- Workspace-First – Bevor Sie Seiten-Mitgliedschaften definieren, lieber Workspaces aufteilen.