Integrationen

SKH spiegelt Inhalte aus externen Quellen in Ihre Arbeitsbereiche, sodass Sie Dateien nicht doppelt pflegen müssen. Konfiguration unter Einstellungen → Integrations.

Verfügbare Integrationen

Dalux und Zipro werden vom Plattform-Operator pro Organisation aktiviert. Wenden Sie sich an den Support, wenn Sie diese Branchenlösungen brauchen.

Microsoft OneDrive & SharePoint

Eine einzige Microsoft-Verbindung deckt sowohl OneDrive for Business als auch SharePoint Online ab.

Verbinden

1. Einstellungen → Integrations → Microsoft verbinden.
2. Sie werden zu Microsoft Login weitergeleitet.
3. Bestätigen Sie die geforderten Berechtigungen.
4. Nach Rückkehr ist der Account in der Integrationen-Liste sichtbar.

Ordner als Seite anlegen

1. Innerhalb eines Workspaces: Neue Seite → OneDrive verbinden (oder SharePoint verbinden).
2. Ein Ordner-Picker öffnet sich. Wählen Sie aus Ihren OneDrive-Ordnern oder SharePoint-Sites + Drives + Ordnern.
3. Bestätigen.

SKH startet automatisch eine Synchronisation, die den Ordner inkl. Unterordner indexiert.

Synchronisation

• Initial-Sync läuft sofort nach dem Verbinden. Den Fortschritt sehen Sie auf der Seite selbst und im Workspace Explorer.
• Inkrementelles Sync läuft regelmässig im Hintergrund.
• Manuell auslösbar über das Sync-Symbol auf der Seite.

SharePoint-Berechtigungs-Spiegelung

Bei SharePoint synchronisiert SKH zusätzlich die Zugriffsrechte. Wer in SharePoint keinen Zugriff auf einen Ordner hat, sieht die zugehörige Seite auch in SKH nicht. Änderungen in SharePoint (Mitglied entfernt, neue Berechtigungen) werden bei der nächsten Prüfung übernommen. Manuelles Pflegen von Seiten-Mitgliedern erübrigt sich dadurch.

Google Drive

Verbinden

1. Einstellungen → Integrations → Google verbinden.
2. Google-Login durchlaufen, Drive-Zugriff bestätigen.
3. Account erscheint in der Liste.

Ordner als Seite anlegen

1. Neue Seite → Google Drive verbinden.
2. Ordner-Picker auswählen.
3. Bestätigen.

Der Sync folgt demselben Schema wie OneDrive: initialer Sync, regelmässiges inkrementelles Sync, manuelles Sync.

Google-Drive-Berechtigungen werden nicht automatisch gespiegelt. Hier müssen Sie ggf. selbst Seiten-Mitglieder pflegen.

Dalux (Bauplan-Synchronisation)

Dalux ist eine Software-Suite für Bauprojekte. Wenn die Integration für Ihre Organisation freigeschaltet ist, sehen Sie eine Dalux-Karte in den Integrationen.

Konfiguration

1. Einstellungen → Integrations → Dalux konfigurieren.
2. Geben Sie folgende Daten ein:
   • Project ID (UUID aus Dalux).
   • API-Token (wird verschlüsselt gespeichert).
   • Folder ID (Wurzelordner für die Synchronisation, optional).

Synchronisation

• Eine nächtliche Synchronisation holt täglich neue Bauplan-Versionen ab.
• Manueller Sync über den Sync-Button auf der Seite.
• Pro Bauplan landet eine Datei in SKH; Versionen werden mitgeführt.

Anwendungsfälle

• Bauunternehmen, die Pläne aus Dalux in den Chat einbeziehen wollen („Welche Aktualisierungen am Plan EG-Stand-2025?").
• Compliance-Audits, die in einem mit Dalux integrierten Bestand prüfen müssen.

Zipro (Studierenden-Datensätze)

Zipro ist ein externes Studierendenverwaltungssystem. Bei Freischaltung sehen Sie eine Zipro-Karte.

Konfiguration

1. Einstellungen → Integrations → Zipro konfigurieren.
2. Zipro Tenant ID und API-Token eingeben.

Was wird synchronisiert?

• Studierende als eigene Datensätze (Name, Unit-Number, E-Mail, Telefon, ID).
• Pro Studierendem werden Seiten in vorgesehene Workspaces gespiegelt.
• Dokumente zu jedem Studierenden landen als Dateien in SKH.

Verwaltung

Unter Studierende in der Sidebar (sofern Zipro freigeschaltet ist) sehen Sie alle synchronisierten Datensätze, mit Detailansicht pro Person.

Sync-Status verfolgen

Während eine Synchronisation läuft, sehen Sie:

• Im Workspace Explorer der Sidebar einen Lade-Indikator neben Seiten, die gerade synchronisiert werden.
• Auf der Seite selbst eine Statusanzeige mit Fortschritt (verarbeitete vs. gesamte Dateien).
• Pro Datei den Status (Ausstehend, Verarbeitung, Indiziert oder Fehlgeschlagen) im Datei-Listing.

Trennen einer Integration

1. Einstellungen → Integrations → Verbindung trennen.
2. SKH widerruft den Zugriff zum externen Anbieter und entfernt die Integration aus der Liste.
3. Wichtig: Bereits synchronisierte Seiten bleiben in SKH bestehen, mit ihrem letzten Stand. Sie werden nicht automatisch gelöscht. Wenn Sie diese auch entfernen wollen, löschen Sie die Seiten explizit.

Limits & Best Practices

• Initial-Sync auf grossen Ordnern kann je nach Datenmenge mehrere Stunden dauern. Starten Sie ggf. ausserhalb der Geschäftszeiten.
• Tokens laufen ab – Microsoft- und Google-Tokens müssen periodisch neu autorisiert werden, wenn sie z. B. durch ein Passwort-Reset ungültig werden.
• Pro Seite nur eine Quelle – Eine Seite bindet sich an genau einen externen Ordner. Brauchen Sie zwei Quellen, legen Sie zwei Seiten an.
• Sync-Frequenz beachten – Bei sehr hochfrequenten Änderungen kann die Latenz mehrere Minuten betragen.