Dokumentenmanagement

Swiss Knowledge Hub bietet leistungsstarke Dokumentenmanagementfunktionen, mit denen Sie Ihre Dokumente effizient organisieren, durchsuchen und mit ihnen interagieren können.

Unterstützte Dokumenttypen

Swiss Knowledge Hub unterstützt eine Vielzahl von Dokumentformaten:

Dokumentformate

• PDF-Dokumente (.pdf)
• Microsoft Word-Dokumente (.docx, .doc)
• Microsoft PowerPoint-Präsentationen (.pptx, .ppt)
• Microsoft Excel-Tabellen (.xlsx, .xls)
• Textdateien (.txt)
• Markdown-Dateien (.md, .markdown)
• CSV-Dateien (.csv)
• JSON-Dateien (.json)
• XML-Dateien (.xml)
• HTML-Dateien (.html, .htm)

Medienformate

• Bilder mit OCR und Metadatenextraktion (.jpg, .jpeg, .png, .gif, .bmp, .webp)
• Audiodateien mit Transkription (.mp3, .wav)

Archiv- und andere Formate

• ZIP-Archive (Inhalte werden verarbeitet)
• EPub-Bücher (.epub)
• E-Mail-Nachrichten (.eml, .msg)

Dokumente hochladen

Manueller Upload

1. Navigieren Sie zu "Mein Hub" in der Hauptnavigation
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen"
3. Wählen Sie eine oder mehrere PDF-Dateien von Ihrem Computer aus
4. Klicken Sie auf "Hochladen", um die Verarbeitung zu starten

Massenupload

Für das Hochladen mehrerer Dokumente auf einmal:

1. Navigieren Sie zu "Mein Hub"
2. Klicken Sie auf "Massenupload"
3. Ziehen Sie mehrere Dateien in den Upload-Bereich oder wählen Sie sie aus
4. Klicken Sie auf "Alle hochladen"

Dokumente organisieren

Ordner erstellen

Um Ihre Dokumente zu organisieren:

1. Navigieren Sie zu "Mein Hub"
2. Klicken Sie auf "Neuer Ordner"
3. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein
4. Klicken Sie auf "Erstellen"

Dokumente verschieben

So verschieben Sie Dokumente zwischen Ordnern:

1. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie verschieben möchten
2. Klicken Sie auf "Verschieben"
3. Wählen Sie den Zielordner aus
4. Bestätigen Sie die Aktion

Dokumentensuche

Einfache Suche

Um Dokumente schnell zu finden:

1. Verwenden Sie das Suchfeld in der oberen Navigationsleiste
2. Geben Sie Schlüsselwörter ein, die in Ihren Dokumenten vorkommen
3. Drücken Sie Enter oder klicken Sie auf das Suchsymbol

Erweiterte Suche

Für präzisere Suchergebnisse:

1. Klicken Sie auf "Erweiterte Suche" neben dem Suchfeld
2. Filtern Sie nach:
   • Dokumenttyp
   • Erstellungsdatum
   • Autor
   • Tags
   • Inhaltsspezifische Kriterien
3. Klicken Sie auf "Suchen"

Dokumentenvorschau und -bearbeitung

Dokumentenvorschau

So zeigen Sie ein Dokument an:

1. Klicken Sie auf den Dokumentnamen in der Liste
2. Das Dokument wird im integrierten Viewer geöffnet
3. Navigieren Sie mit den Pfeiltasten oder der Seitennavigation durch das Dokument

Metadaten bearbeiten

Um Dokumentinformationen zu aktualisieren:

1. Öffnen Sie das Dokument
2. Klicken Sie auf "Eigenschaften" oder das Informationssymbol
3. Bearbeiten Sie:
   • Dokumenttitel
   • Beschreibung
   • Tags
   • Benutzerdefinierte Metadaten
4. Klicken Sie auf "Speichern"

Dokumentenfreigabe

Interne Freigabe

So teilen Sie Dokumente mit Teammitgliedern:

1. Wählen Sie das Dokument aus
2. Klicken Sie auf "Teilen"
3. Wählen Sie Benutzer oder Gruppen aus Ihrer Organisation aus
4. Legen Sie Berechtigungen fest (Anzeigen, Bearbeiten, Verwalten)
5. Klicken Sie auf "Freigeben"

Externe Freigabe

Um Dokumente mit externen Benutzern zu teilen:

1. Wählen Sie das Dokument aus
2. Klicken Sie auf "Teilen" > "Externe Freigabe"
3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   • Link generieren (mit optionalem Passwortschutz)
   • Per E-Mail senden
4. Legen Sie Ablaufdatum und Berechtigungen fest
5. Klicken Sie auf "Freigeben"

Dokumentenversionierung

Versionshistorie anzeigen

So sehen Sie frühere Versionen eines Dokuments:

1. Öffnen Sie das Dokument
2. Klicken Sie auf "Versionen" oder das Versionssymbol
3. Sehen Sie eine Liste aller früheren Versionen mit Datum und Benutzer

Zu früheren Versionen zurückkehren

Um eine frühere Version wiederherzustellen:

1. Öffnen Sie die Versionshistorie
2. Suchen Sie die gewünschte Version
3. Klicken Sie auf "Wiederherstellen"
4. Bestätigen Sie die Aktion

Dokumentenlöschung und -wiederherstellung

Dokumente löschen

So löschen Sie Dokumente:

1. Wählen Sie die zu löschenden Dokumente aus
2. Klicken Sie auf "Löschen" oder das Papierkorbsymbol
3. Bestätigen Sie die Löschaktion

Gelöschte Dokumente wiederherstellen

Um kürzlich gelöschte Dokumente wiederherzustellen:

1. Navigieren Sie zum "Papierkorb"
2. Suchen Sie die wiederherzustellenden Dokumente
3. Wählen Sie sie aus und klicken Sie auf "Wiederherstellen"
4. Die Dokumente werden an ihren ursprünglichen Speicherort zurückgebracht

Best Practices für das Dokumentenmanagement

1. Konsistente Benennung: Verwenden Sie ein einheitliches Benennungsschema für Dokumente
2. Effektive Tagging: Fügen Sie relevante Tags hinzu, um die Suche zu verbessern
3. Ordnerstruktur: Erstellen Sie eine logische Hierarchie für Ihre Dokumente
4. Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen und aktualisieren Sie Dokumente regelmäßig
5. Zugriffsberechtigungen: Überprüfen Sie regelmäßig, wer Zugriff auf welche Dokumente hat
6. Versionskontrolle: Nutzen Sie die Versionierung für wichtige Dokumente