Dokumente & Dateien

In SKH leben Dateien innerhalb der Hierarchie Arbeitsbereich → Seite → Ordner → Datei. Sie können einzelne Dateien manuell hochladen, ganze Ordner aus OneDrive, Google Drive oder SharePoint synchronisieren oder Webinhalte per URL importieren.

Unterstützte Formate

Dokumente

• PDF – Mit Layout- und OCR-Erkennung (gescannte PDFs werden automatisch erkannt).
• Microsoft Office – Word, Excel, PowerPoint.
• Plain Text – TXT, Markdown, CSV.

Bilder

JPG, PNG, WEBP, GIF, BMP. SKH erkennt Bildinhalte automatisch und macht sie durchsuchbar – auch eingebettete Bilder in PDFs.

Audio

MP3, WAV, M4A, OGG, FLAC. Audio wird automatisch transkribiert und der Text wie ein Dokument indexiert.

Video

MP4, MOV, MKV, AVI, WEBM, FLV, WMV, M4V, 3GP. Videos werden transkribiert, Sprecher erkannt und Schlüsselszenen extrahiert.

Status einer Datei

In der Dateiliste zeigt ein farbiges Badge, in welchem Zustand sich eine Datei befindet:

Beim Status Fehlgeschlagen finden Sie über die Aktions-Menüs die Möglichkeit, die Indizierung erneut zu starten.

Dateien hochladen

Per Drag-and-Drop oder Auswahl

1. Öffnen Sie eine Seite oder einen Ordner innerhalb eines Arbeitsbereichs.
2. Ziehen Sie die Dateien in den Hauptbereich oder klicken Sie auf Hochladen.
3. Sie können beliebig viele Dateien gleichzeitig auswählen. Der Upload-Fortschritt wird unten angezeigt.

Per URL-Import

Über URL importieren lädt SKH Inhalte direkt aus dem Web:

• HTML-Seiten werden gecrawlt und durchsuchbar gemacht.
• Direkt verlinkte PDF-/Office-/Mediendateien werden heruntergeladen und normal verarbeitet.

Nützlich für öffentliche Dokumentationen, Whitepapers oder Meldungen, die Sie nicht herunterladen wollen.

Per Cloud-Synchronisation

Über Einstellungen → Integrations verbinden Sie OneDrive, Google Drive oder SharePoint und wählen einen Ordner als Quelle für eine Seite. Änderungen aus der Quelle werden automatisch synchronisiert. Details: Integrationen.

Wie SKH eine Datei aufbereitet

Wenn eine Datei verarbeitet wird, durchläuft sie automatisch folgende Schritte:

1. Auslesen – Text und Metadaten werden je nach Format gelesen (PDFs mit Layout/OCR, Office-Formate nativ, Audio/Video transkribiert, Bilder per Bilderkennung).
2. Aufteilen – Längere Inhalte werden in semantisch sinnvolle Stücke zerteilt, damit Kontext nicht verloren geht.
3. Indizieren – Jeder Abschnitt wird in eine durchsuchbare Form überführt und in der Wissensbasis Ihrer Organisation abgelegt.
4. Verfügbar – Sobald der Status auf Indiziert wechselt, steht die Datei der KI zur Verfügung.

Wie viel Speicher Ihre Wissensbasis belegt, sehen Sie unter Abrechnung → Nutzung.

Dateien organisieren

Ordner

Ein Ordner ist eine reine Gruppierungs-Einheit innerhalb einer Seite. Ordner können verschachtelt werden. Sie haben keine eigenen Berechtigungen – sie erben von der Seite.

Verschieben & Umbenennen

Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus und nutzen Sie das Mehr-Menü:

• Umbenennen – Ändert den Anzeigenamen, der Inhalt bleibt unangetastet.
• In anderen Ordner verschieben – Hilft beim Aufräumen.
• In andere Seite verschieben – Verlagert die Datei in eine andere Seite.

Vorschau

Ein Klick auf den Dateinamen öffnet die Detailseite:

• PDF – Eingebauter Viewer mit Seitenwahl.
• Office-Formate – Konvertierte Vorschau.
• Bilder – Original-Vorschau plus extrahierte Beschreibung.
• Audio/Video – Player plus Transkript.

Aktivität pro Datei

Auf der Detailseite einer Datei oder Seite zeigt SKH inline an, wer wann was geändert hat. Das hilft, nachzuvollziehen, ob ein Inhalt aktuell ist oder von wem er stammt.

Globale Suche

Mit Ctrl/Cmd + K öffnen Sie die globale Suche. Sie durchsucht je nach Rolle:

• Owner / Admin / Nutzer mit Workspace-Zugriff – Dateien, Seiten, Ordner, Arbeitsbereiche, Chats und Nachrichten.
• Mitglieder ohne Workspace-Zugriff – Nur die eigenen Chats und Nachrichten.

Treffer werden nach Typ kategorisiert; ein Klick navigiert direkt zum Element.

Löschen

Beim Löschen einer Datei:

1. Wird die Datei mit Vorschau und Metadaten aus SKH entfernt.
2. Verschwindet sie sofort aus der KI-Suche.
3. Bei synchronisierten Ordnern (OneDrive, Google Drive, SharePoint, Dalux) bleibt das Original an der Quelle unverändert; nur die Kopie in SKH wird entfernt.

Es gibt aktuell keinen Papierkorb. Löschungen sind sofort und endgültig. Bei synchronisierten Ordnern haben Sie das Original als Sicherung an der Quelle.

Best Practices

• Eine Seite pro Thema – Nicht „alle Verträge in einer Riesen-Seite". Eine Seite je Vertragsart oder Kunde liefert präzisere KI-Antworten.
• Beschreibende Dateinamen – „2024_Mietvertrag_Acme.pdf" ist deutlich besser als „scan001.pdf"; die KI nutzt Dateinamen als Signal.
• Qualitative Scans – OCR ist gut, aber kein Wunder. Hochauflösende Scans liefern bessere Resultate als verwackelte Smartphone-Fotos.
• Status prüfen – Bevor Sie chatten, kontrollieren Sie, dass alle relevanten Dateien als Indiziert markiert sind.
• Synchronisierte Ordner aktiv halten – Wenn Sie OneDrive nutzen, lassen Sie regelmässige Sync-Jobs laufen, sonst veraltet die Wissensbasis.